Gestion de projet : un renfort externe comme boussole
Quand et pourquoi est-il utile de recourir à une cheffe de projet externe ? Encore trop peu de PME ont le réflexe de penser à l’interim.
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De nombreux talents préfèrent intervenir dans des environnements différents pour des durées limitées en raison de leur besoin d’indépendance.
J’avais rendez-vous avec un client important pour un projet de changement. Très confiante en mon sens de l’orientation inné, j’ai foncé dans la direction opposée de ses bureaux. Au bout d’un certain temps, ayant fini par consulter mon GPS, j’ai constaté que je m’éloignais de ma cible, mais j’étais incapable de lire la carte car j’étais stressée d’arriver en retard. Ce jour-là, c’est mon sens du contact qui m’a sauvée. J’ai demandé mon chemin et je suis arrivée avec 20 minutes de retard. Cet épisode m’a permis de réaliser à quel point savoir s’orienter est important. J’ai décidé de retravailler ma lecture de carte et j’ai réappris une notion fondamentale : faire correspondre le Nord sur la carte avec le Nord depuis où l’on se trouve physiquement. J’y ai vu une analogie avec mon métier de cheffe de projet ad interim. Le rôle d’un renfort externe pour la conduite d’un projet et de permettre à l’équipe de ne pas perdre le Nord afin d’arriver à ses fins. Dans quelle situation recourir à une personne externe pour gérer un projet ? Lorsqu’on ne possède pas une telle compétence à l’interne et avant d’engager une personne fixe avec les risques d’un mauvais recrutement parce que les besoins ne sont pas encore assez bien définis. Voici les trois principaux avantages d’une cheffe de projet ad interim.
1. Meilleure maîtrise des coûts
Il n’est pas toujours évident de recruter un profil polyvalent lorsqu’on recherche un·e chef·fe de projet en CDI (contrat en durée déterminée): les compétences nécessaires peuvent être très différentes d’un projet à l’ autre. Par définition, un projet est limité dans le temps, ce qui signifie qu’à son issue le poste de cheffe de projet devra évoluer. Recourir à un externe permet de limiter le frais fixes puisqu’on convient avec lui du temps qui sera mis à disposition. Mes clients redoutent parfois le coût - croyant à tort qu’une expertise externe leur coûtera plus cher. La réalité montre que souvent une cheffe externe investit son temps plus efficacement (50 % équivalent à un 80 % en interne) . Cela s’explique par le fait que la cheffe de projet externe a souvent plus d’expertise et détermine précisément les coûts qui seront facturés sur la base d’un devis. Une fois le projet terminé, la relation s’interrompt et les coûts avec - évitant ainsi de plomber les frais fixes de l’entreprise.
2. Partage d’expertise & mentorat de jeunes talents
Une cheffe de projet externe amène souvent un regard neuf sur la situation. Son expertise lui permet de rapidement évaluer les besoins en termes de ressources humaines et financières, de poser les étapes essentielles avec des échéances et d’identifier les jalons importants ainsi que les risques. Elle peut formuler des hypothèses qui aident les dirigeant·e·s à décider. Elle amène aussi des façons innovantes de travailler, ce qui stimule les équipes. Il n’est pas rare aussi de coacher de jeunes talents qui voudraient développer des compétences en gestion de projet, ce qui permet à l’entreprise de miser sur la relève.
Miser sur une cheffe de projet ad interim permet d’éviter les mauvais recrutements en raison d’une définition encore peu claire des besoins.
3. A l’aise avec un certain flou, aide à clarifier
Il m’est arrivé d’intervenir afin de mettre en place un département RH pour une PME. L’entreprise souhaitait d’abord réfléchir aux structures minimums pour garantir un environnement motivant et respectueux des normes légales et n’avait pas le temps à consacrer au recrutement d’un responsable RH. Ils ont opté pour une cheffe de projet RH ad interim pour accompagner l’assistante RH et le responsable des finances. Une fois mon mandat achevé, ils ont pu définir les besoins en compétences pour couvrir l’ensemble du département. Ils ont alors opté pour la création d’un poste en job sharing permettant à deux personnes internes d’évoluer au sein de l’entreprise moyennant un soutien de formation.
Une cheffe de projet senior qui a des compétences de coach favorise le développement de jeunes talents
En gestion de projet enfin, la communication est souvent négligée. Il existe au sein de l’entreprise des rivalités entre équipes, par exemple les équipes production et les équipes développement en informatique . Les premières sont soucieuses de pouvoir faire fonctionner les produits et ne pas avoir de problèmes avec les clients alors que les secondes souhaitent pouvoir faire évoluer et tester des innovations encore au stade de prototypes.
Une personne externe - rompue à l’écoute active - rend plus facile la communication entre des personnes au style de fonctionnement différent et atténue les querelles de chapelle parce qu’elle n’a pas de passif relationnel au sein de la structure.
Nous avons vu que recourir à une cheffe de projet externe permet de se laisser de la marge de manœuvre et d’éviter d’engager des coûts fixes lorsque le temps et la visibilité nous manquent.